Trabajo no multará por ahora a las empresas que no tengan listo el registro horario

Que no cunda el pánico. El próximo día 13 de mayo, un día después de que entre en vigor la obligatoriedad de llevar un registro de jornada en las empresas, no habrá ni mucho menos una oleada de sanciones por incumplimiento. La Inspección de Trabajo tampoco tiene previsto poner en marcha una campaña de seguimiento específica, sino que, para allanar el camino, dada la envergadura del cambio que supondrá en el seno de muchas empresas, dará más margen para que esta adaptación se negocie el tiempo necesario entre los empresarios y sus empleados. Siempre dentro de un periodo razonable.

Así lo aseguran fuentes del Ministerio de Trabajo a menos de una semana de que entre en vigor el nuevo reglamento que obliga a las empresas a llevar un control y registro horario de la jornada laboral de sus trabajadores y a guardar cada dato durante cuatro años, en virtud del Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, por el que se modificó el Estatuto de los Trabajadores.

Se trata de una nueva obligación que está suponiendo un quebradero de cabeza sobre todo para muchas pequeñas empresas dedicadas a actividades en las que el trabajador no tiene una sede fija, como pueden ser los comerciales, trabajadores de la limpieza o aquellos que desempeñan parte de su trabajo desde casa. También para compañías en las que las diferentes tipologías de trabajo pueden llegar a plantear la necesidad de establecer más de un sistema de registro. Y, finalmente, para aquellas que tendrán que hacer pedagogía con sus directivos para decirles que a partir de ahora tendrán que 'fichar'.

¿Cómo hacerlo? se preguntan en este momento en muchas empresas. Porque la normativa aprobada el pasado marzo en el Congreso de los Diputados no fijó un modelo formal de registro ni un soporte determinado, para dejar estas cuestiones al albur de los acuerdos que se pudieran alcanzar en el seno de las empresas.

En resumen, la Inspección de Trabajo no espera que el próximo 12 de mayo se haya establecido un sistema de registro de jornada en todas las empresas, de ahí que se les vaya a dejar 'llegar' tarde, siempre que muestren la debida voluntad de cumplimiento.

Las empresas pueden respirar

Esto es motivo de tranquilidad para las empresas, que, de acuerdo con la normativa, se enfrentan a sanciones de entre 626 hasta 6.250 euros por incumplimiento. ¿Cuándo se producirán estas sanciones entonces? La Inspección solo irá 'contra' las empresas en el caso de que haya indicios claros de incumplimiento o denuncias, como viene sucediendo en otros ámbitos. En este sentido, las mismas fuentes explican que si, por una de estas posibilidades, en los días siguientes a la entrada en vigor se personara la Inspección en una empresa, esta no tendrá problemas si acredita que está ultimando el el sistema de registro de jornada o que se encuentra aún negociando con los trabajadores.

En ese caso, está previsto que la Inspección de Trabajo emita un requerimiento para que se culminen las negociaciones en un plazo determinado, que dependerá de la complejidad del proceso por las características de la empresa y su actividad. Dicho de otro modo, se dará más margen de negociación, pero no de forma indefinida.

Las principales dificultades

Desde el Ministerio de Trabajo recalcan que el registro de jornada no es algo nuevo, sino que ya funciona desde años en una gran mayoría de empresas. La obligación que ahora se impone para todas las empresas sin distinción responde más a una necesidad de la Inspección de Trabajo, que se ha encontrado con problemas para controlar el cumplimiento de la normativa sobre horas extraordinarias, al no contar con sistemas de información como los que ahora se plantean. ¿Si no hay control horario, como demostrar el descontrol?

Para rellenar este vacío, lo que se empezará a pedir a las empresas es que se responsabilicen de llevar a cabo un registro diario de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de sus trabajadores, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que permiten los márgenes del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, para llevar a cabo esta nueva responsabilidad para muchos, antes deberá contar con la participación de estos mismos trabajadores para el diseño del sistema de registro. Solo en defecto de acuerdo, la empresa lo podrá implantar unilateralmente previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

Otra de las novedades es que las empresas deberán conservar los registros de jornada durante cuatro años y los mismos deberán estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes, así como, por supuesto, de la Inspección de Trabajo.

Control por móvil

Sin embargo, las dificultades trasladadas por las empresas a despachos de abogados o expertos laboralistas son más complejas y específicas de cada caso. Según comenta Pere Vidal, experto en Laboral de la Universidad Oberta de Catalunya, se va a abrir un periodo de adaptación porque, entre otras cosas, las empresas deben explicar bien a los trabajadores qué uso se hará de sus datos. Esto es especialmente relevante, señala, cuando el 'fichaje' se produce a través de la huella digital, o cuando es necesario hacer un seguimiento diario del trabajador.

En este sentido, están proliferando ya las aplicaciones para móvil para llevar a cabo el registro de jornada en las empresas. Esto puede dar también problemas. Según Vidal, si la empresa obliga a instalar estas app en el teléfono de la empresa, no lo habrá, pero la cuestión no está tan clara si el teléfono es el personal.

En el mismo sentido, desde el despacho internacional de abogados Ashurs, a la hora de poner en marcha el procedimiento de registro de jornada será preciso tener en cuenta si existen medidas de flexibilidad horaria vigentes en las empresas, como los tiempos de descanso para comer o los acuerdos de distribución irregular de la jornada.