Cómo cumplir con el registro de jornada laboral sin violar la protección de datos

El pasado 8 de marzo se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Dentro de las medidas adoptadas, está la modificación del artículo 34 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobada por el Real Decreto Legislativo 2/2015, por el que se le añade un nuevo apartado 9, que establece:

«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Para poder implantar el citado registro en aquellas empresas que no lo tengan todavía, a la hora de elegir la herramienta que haga posible dicho registro es muy importante que la empresa sea consciente de que, si el sistema elegido supone la geolocalización de los empleados o el tratamiento de datos biométricos u otros que precisan de un alto grado de protección, será preciso que lleve a cabo un análisis de riesgos previo y valore si es necesario realizar una evaluación de impacto.

Cada empresa deberá valorar qué herramienta es la que mejor se ajusta a sus circunstancias

El propio texto indica que para organizar y documentar el registro horario será necesaria una negociación colectiva o en su defecto una consulta previa con los representantes legales de los trabajadores, y es que, teniendo en cuenta que el registro surge como medida de protección del trabajador no tendría sentido que se convirtiera en una medida fiscalizadora del mismo o que supusiera poner en riesgo la protección de sus datos personales más sensibles. Es muy importante realizar una reflexión previa para ponderar los riesgos y beneficios de las medidas que se vayan a adoptar. Siempre hay que elegir el sistema menos invasivo.

Evidentemente, todo depende del tipo de empresa que sea, ya que nada tiene que ver realizar el registro de jornada en una empresa en la que todo el personal es presencial, con un horario fijo, que puede registrar su jornada con tarjetas magnéticas, a tener que llevarla a cabo en otra en la que el personal trabaja a distancia con horarios flexibles. Cada empresa deberá valorar qué herramienta es la que mejor se ajusta a sus circunstancias.

Este nuevo tratamiento de datos deberá incluirse en el Registro de Actividades de tratamiento de la empresa. Además, es importante que el trabajador sea consciente de dicho tratamiento, por lo que se le deberá informar indicando que el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable a la empresa.

El incumplimiento de esta nueva medida se considerará infracción grave, con multas que pueden oscilar entre los 626 € y los 6.250 €.

El 12 de mayo entra en vigor este nuevo artículo, por lo que será la fecha límite para que todas las empresas cuenten con su correspondiente registro de jornada laboral.

Maite Sanz de Galdeano @maitesdg es abogada y DPD, especializada en Protección de datos y Derecho Digital en Welaw.