El domingo 12 de mayo ha entrado en vigor la nueva normativa relacionada con el registro de la jornada laboral. Mucho se ha hablado y escrito acerca de los objetivos que persigue esta normativa, y cada empresa la contemplará desde diferentes prismas. Lo que es obvio es que una parte de la nueva Ley está enfocada a que la administración de trabajo disponga de una información veraz, fiable y no manipulable acerca de la jornada laboral de cada trabajador, pudiendo conocer con exactitud las horas extra realizadas y comprobar si todas han sido pagadas y cotizadas dentro de la legalidad. La normativa es, así, muy positiva como herramienta contra el fraude.

Tras finalizar los dos meses establecidos por la Administración, las empresas deberían tener ya implantado un sistema de registro de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado sujeto a la normativa laboral española. Pero no es así; el plazo que se ha dado es tremendamente corto y no ha permitido que las empresas que no disponían previamente de un registro horario informatizado lo pudieran poner en marcha a tiempo. Por ello, tal como se ha expuesto desde diversas instancias, se debería aportar un período adicional para que las empresas puedan avanzar con éxito.

Las compañías de tecnologías de la información que ayudamos al tejido empresarial a disponer de soluciones de gestión horaria nos hemos visto desbordadas por la avalancha de proyectos que se necesitan poner en marcha para que el 100% de las empresas puedan adecuarse a la normativa y dispongan un registro de la jornada laboral, que vaya más allá de cumplimentar en papel las horas de entrada y de salida de su plantilla. Además, hay que tener en cuenta que también se ven afectados todos los trabajadores que están desempeñando su trabajo fuera de España, pero contratados bajo la normativa laboral española.

Las empresas deben aprovechar la ley para mejorar y evolucionar aspectos relacionados con los tiempos efectivos de trabajo

A mi entender, es importante que, dado que la Ley ya está aquí y ha llegado para quedarse, más allá de las pretensiones que pueda tener la Administración con su implantación, las empresas deben aprovecharla para mejorar y evolucionar aspectos relacionados con los tiempos efectivos de trabajo y articular mecanismos para desarrollar procesos que permitan mejorar e incrementar aspectos tales como la flexibilidad horaria, la conciliación familiar y laboral, el teletrabajo, la productividad, o la gestión del absentismo -y sus costes reales para la compañía-.

Hay empresas que ya han iniciado procesos de reflexión interna entre la dirección y los comités de representantes de los trabajadores para, a partir de los mecanismos de flexibilidad horaria, adaptar el tiempo diario de trabajo efectivo a los procesos a realizar cada jornada, avanzando en flexibilización de los horarios e, incluso, hacia una distribución irregular de la jornada laboral. Pero aún queda por hacer.

Igual que en otro de los aspectos que sin duda veremos incrementarse en los próximos años y se tendrá que reflejar en los futuros convenios colectivos: el teletrabajo. Apenas el 36% de las empresas declaran disponer hoy de políticas de teletrabajo, pero el porcentaje, con toda seguridad, crecerá a gran velocidad en un periodo no muy largo de tiempo.

La desconexión digital es también un área a desarrollar -y controlar-. El 65% de los trabajadores declaran trabajar fuera de su horario laboral, con picos de hasta el 90% en el caso de los mandos intermedios y la alta dirección. No será así extraño que en los próximos años los convenios contemplen acuerdos para activar los mecanismos necesarios que permitan la desconexión digital para que los trabajadores puedan descansar los períodos establecidos y acordados en el Estatuto.

Volviendo al presente, la normativa obliga -no es opcional- a todas las empresas a disponer del registro diario de jornada laboral por cada trabajador. El registro deberá contemplar fecha, nombre y apellidos del empleado, su hora de entrada y su hora de salida. Ahora bien, ¿cómo gestionamos de forma adecuada esta información para que la empresa cumpla la Ley y además gane capacidades de cara a optimizar también la gestión del resto de procesos asociados al control horario, como vacaciones, permisos, ausencias por días, por horas, etcétera?

Las soluciones avanzadas de gestión horaria ayudarán a mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores

Afortunadamente, disponemos de herramientas para aportar soluciones a una gran variedad de necesidades y requerimientos. Los sistemas avanzados de control horario permiten realizar el registro a través de terminales de fichaje con lectores biométricos -identificación por huella- o lectores de proximidad -identificación por tarjeta-. Estas soluciones incluyen un portal del empleado de gestión horaria, que permite registrarse directamente desde el ordenador, pudiendo fichar la entrada, la salida y las incidencias que se pudieran producir en su jornada laboral y que puedan interrumpir el tiempo de trabajo efectivo.

También hay soluciones para que los para trabajadores sujetos a movilidad (comerciales, técnicos, personal desplazado en clientes o en obras, etcétera) puedan registrar su jornada. Una plataforma de portal del empleado, a través de aplicaciones desarrolladas para tal efecto, se puede instalar en el teléfono móvil y realizar el registro en remoto. Además, incorporan soluciones de geolocalización para garantizar la ubicación desde la cual se ha realizado cada registro y comprobar que es la correcta.

De forma adicional, con los portales del empleado se pueden descentralizar y digitalizar procesos relacionados con la gestión horaria, permitiendo gestionar solicitudes y validaciones de vacaciones, permisos por días, por horas, cambios de horario, solicitudes de prolongación de jornada, teletrabajo, etcétera. O permitir que los empleados puedan disponer y consultar los saldos mensuales y anuales obtenidos a partir del registro de su jornada laboral diaria.

Los departamentos de personal podrán así dar pasos para la digitalización de estos procesos, que aún hoy se realizan en muchos casos manualmente y en papel, y aportar gran valor añadido a su empresa con la puesta en marcha de soluciones avanzadas de gestión horaria que, además, ayudarán a mejorar la productividad de la empresa e incrementar el desempeño y la satisfacción de los trabajadores de su empresa.

Arturo Echevarría es responsable en el departamento de Soluciones de Personal y Recursos Humanos de Ibermática