A menudo, cuando hacemos el "check in" en un hotel, nos piden la presentación del Documento Nacional de Identidad (DNI) donde conste nuestra identidad. Pero hay que señalar que muchas personas ignoran lo que dice la normativa y cuestiones de seguridad sobre la presentación de este documento cuando nos lo solicitan. Ya existe normativa sobre cómo debe llevarse a cabo el registro de los alojados en los establecimientos, y nos preguntamos la obligación de presentar el DNI y de qué forma se tienen que proteger los datos personales.

La normativa sobre el DNI en hoteles

¿Es obligatorio entregar el DNI?

A partir de diciembre de 2024, los hoteles y establecimientos de alojamiento turístico en España están obligados a llevar el registro de determinados datos acerca de los clientes, toda vez que la medida, en el fondo, viene a reforzar la seguridad sobre el movimiento de personas que se desplazan. La norma no obliga a los clientes a permitir que se realice la fotocopia o el escaneado de su documento.

Según la Agencia Española de Protección de Datos, la recepción de información recopilada por los hoteles, como el nombre, el apellido, el número de identificación, la fecha de nacimiento y la nacionalidad, es válida, pero nunca es posible almacenar información innecesaria para la prestación del servicio, ni copiar el documento sin que lo haya autorizado el usuario.

Multas por un uso indebido del DNI

La Agencia Española de Protección de Datos ha impuesto sanciones a aquellos establecimientos hoteleros que han solicitado a los clientes una fotocopia del DNI sin que haya motivos, razón que justifique esta exigencia. En el ejemplo más reciente, ocurrido en Cantabria, se impuso una multa de 1.500 euros a un hotel que canceló la reserva efectuada por un cliente que se negó a entregar la fotocopia de su documento. Este tipo de actos pueden suponer una infracción del Reglamento General de Protección de Datos, que establece: La recogida de datos de carácter personal deberá ser adecuada, pertinente y no excesiva en relación con los fines para los que son recogidos.

Cómo proteger el DNI al hacer el check-in

Consejos para entregar el DNI con seguridad

Los especialistas en seguridad informática sugieren no proporcionar el DNI original en recepción, sino una copia en la que se adopten ciertas medidas cautelares:

  • Utilizar una fotocopia en blanco y negro, ya que quedaría evidente que no se aporta el original del DNI, si uno analizó el documento en el que se basa el propio DNI y lo que se proponen los especialistas en ciberseguridad.
  • Ocultar información sensible, como la fecha de caducidad, la firma o la fotografía. Incorporar un sello o membrete indicando el motivo por el que se entrega la copia.

De este modo se minimiza la posibilidad de usurpación de la identidad, así como también se previene que otras personas utilicen la imagen de la copia del documento con el fin de realizar otros trámites de forma indebida y sin conocimiento.

Aplicaciones para compartir el DNI de forma segura

Hay herramientas digitales como Saferlayer, aplicación que permite compartir documentos de identidad de forma cifrada y controlada. Dichas plataformas posibilitan el envío de una copia del mismo DNI con mayores protecciones que aseguran que la copia sólo pueda ser utilizada para el uso original y que no quede almacenada indebidamente.

Derechos del viajero sobre su DNI

¿Qué hacer si un hotel insiste en fotocopiar el DNI?

Si el hotel, de forma insistente, continúa requiriendo la fotocopia del DNI, el cliente puede:

  • Preguntar qué normativa concreta está obligando a entregar una copia del documento. Ofrecer tan sólo los datos básicos en un formulario, sin fotocopia del DNI.
  • En el caso de que el hotel continúe con su negativa, formular una denuncia ante la AEPD o ante la Consejería de Turismo.

Alternativas para identificarse en un hotel

Junto al DNI, el viajero también puede utilizar otros documentos válidos, tales como: el pasaporte o el permiso de conducir. En algunos casos, ciertos establecimientos permiten los registros por internet, en los que únicamente se introducen los datos fundamentales de forma que no es necesario subir la imagen del documento.

En consecuencia, si bien los hoteles están autorizados a solicitar determinados datos para registrar a sus invitados, lo cierto es que los viajeros han de ser consciente de sus derechos y tomar precauciones para defender su información personal.